Planowanie i jego brak

Jestem głęboko przekonany, iż ten znakomity strateg, naczelny dowódca armii Aliantów i wreszcie 34 prezydent USA miał na myśli po prostu to, iż planowanie to proces ciągły – trzeba do niego wracać, trzeba cyklicznie powtarzać, uaktualniać plan i aktualizować go.  Nie trzymać się kurczowo tego pierwotnego, który gdzieś nam się „rozjechał” i często bardzo szybko stał się niemożliwy do zrealizowania z powodu zmieniającej się sytuacji na rynku czy w naszym zakładzie produkcyjnym lub usługowym. Oczywiście nie da się tego zrobić, gdy w ogóle nie poświęcamy czasu i uwagi na planowanie.

Brak planowania przynosi przede wszystkim zmniejszenie konkurencyjności na rynku poprzez:

• Znaczące marnotrawstwo i straty poprzez niepełne wykorzystanie zasobów, za które i tak płacisz. Zatrudniasz ludzi, leasingujesz maszyny, wydajesz pieniądze na marketing, wynajmujesz hale lub ponosisz inne koszty stałe, a bez dobrego planowania, jednocześnie nie dostarczasz produktów i usług, które zamówił klient.
• Częste problemy w relacjach z klientem, który nie otrzymuje na czas produktów i usług, które zamówił.
• Dodatkowe koszty i nadgodziny, gdy jesteś zmuszony lub sam decydujesz, że zamówienie musi zostać wykonane, a usługa dostarczona.
• Często kapitał zamrożony w zbyt dużych stanach magazynowych.

Zarazem samo planowanie daje dokładnie odwrotne, pozytywne efekty zwiększające Twoją konkurencyjność, m.in.:

• Oszczędności czasu i pieniędzy.
• Dobre relacje z klientem.
• Niższe stany magazynowe i zwiększoną płynność finansową.
• Elastyczność i możliwość reagowania na zmiany.

Firmy nie planują, ponieważ:

• Nie widzą zagrożeń i kosztów jakie niesie za sobą brak planowania.
• Nie wiedzą, jak to robić dobrze i skutecznie.
• Osoby za to odpowiedzialne boją się planowania i jego implikacji – będą musiały wykonać szereg czynność, zapewnić zasoby, przypilnować i skontrolować procesy, zderzyć rzeczywistość z realnymi możliwościami[sic!] i jednocześnie często skonfrontować to z wyobrażeniami i wymaganiami przełożonego, właściciela, działu handlowego, a niejednokrotnie samego klienta.

W skutecznym planowaniu zdecydowanie pomoże Ci:

• Dokładne prześledzenie i zrozumienie procesu – wiedza co, kiedy jest potrzebne i ile zajmuje czasu, jakie mogą wystąpić nieprzewidziane zdarzenia i co za tym idzie opóźnienia.
• Zachowanie buforów zasobów, zwłaszcza mocy produkcyjnej i czasu byś mógł wykorzystać je w przypadku wystąpienia zdarzeń niepożądanych.
• Wizualizacja planu, etapów produkcji, która pokazywać będzie na jakim etapie realizacji planu się znajdujecie.
• Planowanie do przodu i „zamrażanie” planu ja ustalony okres.
• Priorytetyzacja – jasne ustalenie priorytetu zamówień i produkowanych produktów lub dostarczanych usług.
• Dobry system informatyczny, który będzie skuteczny, będzie stosowany przez pracowników i będzie podawał realne informacje.
• Spotkania produkcyjno-planistyczne z przedstawicielami każdego z działów, na których omawiane są zaplanowane zamówienia, a każdy dział po kolei informuje czy jest w stanie dostarczyć w zaplanowanym czasie odpowiednio przetworzony produkt/półprodukt, czy ma zapewnione wszystkie zasoby, w tym ludzi i czas. Chodzi o to byś po wyjściu z takiego spotkania niczym kapitan statku, wiedział gdzie jesteś – na jakim etapie planu i czy uda Ci się na czas, bezpiecznie dopłynąć do celu – zrealizować plan.

„Specyficzny charakter naszej działalności uniemożliwia nam planowanie” – to jedno z częstszych stwierdzeń, z jakimi spotykamy się na naszych projektach usprawniających.