Konferencja lean – pasja czy biznes?

Uczestnicy naszych konferencji lean mówią o nas „eksperci”, my o sobie „praktycy z pasją”, firmy doradcze, które zajmują się jak my optymalizacją produkcji, kopiują a największy blog leanowy LeanCenter pisze, że „wywróciliśmy konferencje do góry nogami”.

Konferencja Lean Camp, bo to właśnie o niej mowa, to jedno z ważniejszych wydarzeń na rynku konferencji przemysłowych w Polsce. Dla niewtajemniczonych w maju tego roku odbędzie się już XIII edycja konferencji o tematyce lean i szeroko pojętym zdroworozsądkowym zarządzaniu utrzymana w mocno industrialnej atmosferze. Świadomie wykluczyliśmy hotelowy klimat miękkich wykładzin i porcelanowej zastawy na rzecz prawdziwej hali produkcyjnej, by nasi goście nie tylko słuchali o produkcji, ale także mogli odczuć to, o czym mówimy wszystkimi zmysłami. Czasem podłoga bywała nierówna (Muzeum Energetyki w Łaziskach Górnych), bywało zimno (Stacja Kolei Wąskotorowej w Rudach Raciborskich), lub wilgotno (Kopalnia Guido w Zabrzu). Jedna z edycji odbyła się wśród maszyn na hali produkcyjnej (Instytut Metali Nieżelaznych w Gliwicach) – w końcu CAMP w nazwie zobowiązuje. Podsumowując: szpilek nie polecamy, nie zawsze jest ciepło i wygodnie, ale w zamian dajemy Wam wszystko, czym możemy się podzielić w temacie zyskownych procesów – naszą wiedzę, doświadczenie i wieloletnią praktykę. Ha! Nie jest to oczywiście bezinteresowne! My też coś z tego mamy.

Pomysł organizacji konferencji w takim otoczeniu jak Lean Camp otwiera nam dwoje drzwi: uczestnicy są zainteresowani ciekawą oprawą, do której przykładamy należytą staranność i dzięki temu chcą nas odwiedzać a prelegenci, których do współtworzenia zapraszamy, są tak ciekawi, że nie potrafią odmówić. To sprawia, że na Lean Camp możecie posłuchać największych praktyków z ponadprzeciętną wiedzą. Możecie także spotkać wielu ciekawych partnerów biznesowych, bo społeczność naszych konferencji jest również wyjątkowa. Tematy przez nas proponowane są z edycji na edycję coraz bardziej odważne, co z kolei przyciąga wielu charyzmatycznych odbiorców.

Mój ulubiony moment na każdej naszej konferencji to… przerwa kawowa. Wtedy mogę z Wami rozmawiać do woli. Najbardziej lubię te pod tytułem „fajnie Cię znowu widzieć, co słychać?” bo uwielbiam, jak ludzie do nas wracają. Właśnie podczas jednej z takich rozmów, po krótkim wstępie i rozwinięciu nasz dobry leanowy znajomy mówi:

– Świetna konferencja lean, też chcielibyśmy taką zrobić, ile musielibyśmy mieć pieniędzy, tak na start?

– Hmm, trudno powiedzieć, wszystko zależy od liczby gości, miejsca i kilku innych rzeczy, ale… po co chciałbyś robić taką konferencję?

– No jak to po co? Zawsze to coś na boku, co przynosi pieniądze! To od czego musiałbym zacząć?

– Po tych kilkunastu edycjach wypracowaliśmy nasz własny system organizacji konferencji, ale opowiem Ci pokrótce jak się do tego zabrać. Zakładam, że już wiesz, kogo chciałbyś na tę konferencję zaprosić, bo przecież dla siebie jej nie robisz, więc na początek poszukaj fajnego miejsca, do którego chciałbyś zabrać swoich gości. Tylko wysil się trochę, bo hoteli, do których wchodzisz piętnaście minut przed konferencją z prezentacją na pendrive jest dużo, ale naprawdę fajnych miejsc już nie tak wiele. A, zapomniałabym, to musiałbyś tak z dwunastomiesięcznym wyprzedzeniem, bo potem nie mają wolnych terminów. Pamiętaj, że musi mieć parking na tyle gości, na ile planujesz event. Tutaj musisz jeszcze wiedzieć, że dogranie posiłków, przerw kawowych i ewentualnych przezbrojeń sal, to nie są oczywiste rzeczy i trzeba to bardzo starannie zaplanować dla dobra całego wydarzenia. Następnie musiałbyś pogadać z osobami z Twojej branży, kogo najbardziej chciałyby posłuchać na takiej konferencji, albo jakie tematy ich interesują. I do tych tematów musiałbyś dobrać prelegentów. To też najlepiej kilka miesięcy przed, bo ludzie biznesu często planują swój kalendarz z dużym wyprzedzeniem. Najlepiej jeszcze, jak są to osoby które i mają dużą wiedzę i umiejętność prezentacji, bo to często nie idzie w parze. Generalnie trzeba trochę poszukać. Potem planowanie tematów, warsztatów, ewentualnie wycieczek. Aaa, te ostatnie trzeba zobaczyć wcześniej, więc musiałbyś się do tych firm wybrać.

Potem musisz zrobić stronę konferencji z programem, agendą, prelegentami i wszystkimi informacjami. Najlepiej, jak skonsultowałbyś ją z kilkoma osobami, czy jest czytelna i czy wszystko jest na niej jasne, bo z doświadczenia wiem, że z tymi poprawkami na koniec, to najwięcej roboty jest. I formularz do zapisów. Potrzebujesz dobrego formularza do zapisów, który pozbiera za Ciebie wszystkie dane, naliczy wybrane pozycje, ewentualne rabaty i zapisze Ci to w raporcie. Najlepiej w excelu, bo przyda Ci się to do list obecności i identyfikatorów. Personalizowane identyfikatory to teraz standard, a przecież nie będziesz tego robił ręcznie. Aaa i jeszcze ceny. Zapomniałabym o cenach. Musiałbyś zobaczyć inne takie konferencje z Twojej branży. A zresztą co do cen, to mam trochę materiałów jak to się robi, to Ci podeślę. Bo to musisz dopasować do rynku i do budżetu, w sensie, ile co kosztuje w tym miejscu, gdzie to będziesz robił. Długa historia. Hotele byś musiał znaleźć w okolicy jeszcze, zapytać o miejsca w tym czasie, żeby Twoi goście nie mieli za daleko. Jeśli będziesz robił wycieczki to powinieneś zadbać o przewoźnika. Jak będziesz już miał stronę i ona już będzie na serwerze i będzie działać razem z formularzem, to możesz przejść do reklam. Najpierw zrób automatyczną odpowiedź do osób, które się zapiszą, by wiedziały, że rejestracja przebiegła pomyślnie. Mamy taki program do tego, to mogę Ci podesłać. Potem zastanów się, gdzie byś chciał swoją konferencję rozreklamować. Najlepiej na fejsbuku i w google. W tym celu potrzebujesz grafiki. Jest 9 rozmiarów razy około 3 różne, byś do tego potrzebował to nam daje…27 grafik. W różnych rozmiarach, ale to sobie znajdziesz jak wpiszesz w wyszukiwarkę. Do tego newsletter, mailing. Jak nie ogarniasz tego to są takie agencje, które ustawiają Ci reklamy. One powiedzą Ci również, że trzeba piksel fejsbuka i google tag podpiąć pod stronę, to byś musiał politykę prywatności do tego zrobić. I regulamin. I zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Te dokumenty przygotuje Ci każda kancelaria prawna, więc tym się nie martw. Fajnie, jakbyś pozyskał sobie jakichś partnerów do tej konferencji, bo to zawsze trochę raźniej. I w reklamie pomogą. Na końcu pozostaje Ci tylko ogarnąć wszystko na miejscu, ale to przecież widzisz, jak my tutaj to robimy.

- Yyyy… tak, widzę, że Was jest tu bardzo dużo.

- Wcześniej pracowaliśmy nad organizacją tej konferencji lean od około 6 miesięcy. Więc jeśli myślisz o tym, jak o czymś „na boku” to nie w tym wydaniu.

Pasja. Każda kolejna konferencja przynosi nam coraz więcej radości. W każdą kolejna konferencję wkładamy jeszcze więcej siebie. To, co otrzymujemy od Was, uczestników jest bezcenne –  Waszą ENERGIĘ, zaangażowanie, Wasz czas i słowo „dziękuję”. Uczymy Was najlepszych praktyk mądrego zarządzania, zapraszając najlepszych prelegentów z całej Europy. Uczymy się także od Was – pracy nad procesem, samorozwoju i uporu w realizacji własnych celów. Za to Wam dziękujemy. Do zobaczenia na kolejnej edycji!